1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest MANDROYA Group sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Kruszyńska 31A, 01-365 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000977070, NIP 5213972451, REGON 522304612 (dalej: Administrator), prowadząca Mandroya Senses Centrum Terapeutyczne. Kontakt w sprawach ochrony danych: rodo@mandroya.pl, tel. +48 799 045 251, lub pisemnie na adres siedziby.
2. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Twoje dane (oraz dane dziecka pozostającego pod Twoją opieką) przetwarzamy w celu:
- świadczenia usług terapeutycznych i diagnostycznych (integracja sensoryczna, logopedia, psychologia), w tym rejestracji i obsługi wizyt - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem) oraz, w zakresie danych o zdrowiu, art. 9 ust. 2 lit. h RODO w zw. z art. 9 ust. 3 RODO (cele profilaktyki zdrowotnej, diagnozy medycznej i zapewnienia opieki zdrowotnej, przetwarzanie przez osoby zobowiązane do tajemnicy zawodowej), w zw. z ustawą o działalności leczniczej oraz ustawą o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta;
- prowadzenia dokumentacji medycznej - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny wynikający z ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz przepisów wykonawczych o dokumentacji medycznej) w zw. z art. 9 ust. 2 lit. h RODO;
- rozliczeń, fakturowania oraz wypełnienia obowiązków podatkowych i rachunkowych - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
- bieżącej komunikacji z pacjentami i opiekunami (SMS, e-mail), rozpatrywania reklamacji oraz ankiet satysfakcji - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora);
- marketingu własnych usług, wyłącznie za odrębną zgodą - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
3. Kategorie danych
Przetwarzamy: dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, data urodzenia, numer PESEL pacjenta, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu tożsamości; numer PESEL jest wymaganym elementem dokumentacji medycznej zgodnie z art. 25 ust. 1 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta), dane kontaktowe (e-mail, telefon, adres), dane przedstawiciela ustawowego, dane o zdrowiu (informacje o przebiegu terapii, notatki terapeutyczne - dane szczególnej kategorii, art. 9 RODO), dane rozliczeniowe (historia płatności, dane do faktur) oraz dane techniczne (adres IP, dane przeglądarki - w celach bezpieczeństwa).
4. Odbiorcy danych
Dane mogą być powierzane podmiotom przetwarzającym na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO): dostawcom hostingu i sieci dostarczania treści; dostawcom bazy danych, uwierzytelniania, przechowywania plików i funkcji serwerowych obsługujących system rezerwacji; operatorowi płatności online; dostawcom usług poczty elektronicznej i SMS; dostawcy modelu językowego; biuru rachunkowemu oraz biuru kadrowo-płacowemu; dostawcy poczty i narzędzi biurowych. Dane mogą być również udostępniane organom publicznym, gdy wymagają tego przepisy prawa.
Na Twoją prośbę podamy nazwy konkretnych podmiotów, którym powierzamy dane. Wystarczy napisać na rodo@mandroya.pl.
Jeżeli wyrazisz zgodę na pliki cookies marketingowe, informacja o Twojej wizycie na stronie trafia także do Meta Platforms Ireland Limited (Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlandia). Meta nie jest w tym zakresie podmiotem przetwarzającym na nasze zlecenie, lecz współadministratorem - opisujemy to w punkcie 10.
Po tej samej zgodzie, i tylko na stronie mandroya.pl, tagi Google Ads przekazują do Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia) dane potrzebne do pomiaru skuteczności naszych reklam, w tym identyfikatory plików cookies reklamowych oraz informacje o wskazanym zdarzeniu konwersji (przejście z mandroya.pl do systemu rezerwacji wizyt). Nie przekazujemy w ten sposób treści formularzy, danych dziecka ani informacji o stanie zdrowia. Google nie jest w tym zakresie podmiotem przetwarzającym na nasze zlecenie, lecz odrębnym administratorem - opisujemy to w punkcie 10.
Na każdej podstronie korzystamy z krojów pisma dostarczanych przez usługę Google Fonts, a na podstronie Kontakt dodatkowo z mapy dojazdu z serwisu Google Maps. Oba elementy pobierane są wprost z serwerów Google, dlatego Twoja przeglądarka łączy się wówczas bezpośrednio z Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia). Google nie jest w tym zakresie podmiotem przetwarzającym na nasze zlecenie. Dane, które w ten sposób otrzymuje, wykorzystuje we własnych celach i na własną odpowiedzialność, jako odrębny administrator, na zasadach opisanych w swojej polityce prywatności. Szczegóły podajemy w punkcie 10.
5. Przekazywanie danych poza EOG
Część podmiotów przetwarzających ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych, w związku z czym Twoje dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Przekazanie odbywa się z poszanowaniem rozdziału V RODO (art. 44-49) - na podstawie decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w ramach EU-US Data Privacy Framework (art. 45 RODO) lub standardowych klauzul umownych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), w razie potrzeby uzupełnionych o dodatkowe zabezpieczenia.
Nie wszyscy nasi dostawcy działają tak samo. Z częścią z nich, w tym z operatorem płatności i z dostawcą modelu językowego, umowę zawieramy z ich spółką europejską, więc my sami nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy - dzieje się to dopiero dalej, wewnątrz struktury dostawcy, i wtedy podstawą są standardowe klauzule umowne. Baza danych systemu rezerwacji wraz z dokumentacją znajduje się na serwerach w Unii Europejskiej.
Dotyczy to również danych zbieranych przez Meta Pixel: Meta Platforms Ireland Limited przekazuje je do Meta Platforms, Inc. w Stanach Zjednoczonych, a podmiot ten figuruje na liście uczestników EU-US Data Privacy Framework.
Dotyczy to także krojów pisma i mapy pobieranych z serwerów Google oraz, po zgodzie na pliki cookies marketingowe, tagów konwersji Google Ads. Google Ireland Limited może przekazywać otrzymane dane do Google LLC (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, Kalifornia 94043, Stany Zjednoczone), a podmiot ten figuruje na liście uczestników EU-US Data Privacy Framework prowadzonej przez Departament Handlu Stanów Zjednoczonych. Zasady, na jakich Google przekazuje dane poza Europejski Obszar Gospodarczy, opisuje w informacji o ramach przekazywania danych.
6. Okresy przechowywania
Dokumentacja medyczna - co do zasady 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, a w przypadku dokumentacji dotyczącej dzieci do ukończenia 2. roku życia - 22 lata (art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta), z dalszymi ustawowymi wyjątkami (m.in. 30 lat w razie zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia). Dane rozliczeniowe i księgowe - 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dane przedstawiciela ustawowego z umowy - do upływu przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat). Dane marketingowe - do wycofania zgody. Dane konta użytkownika oraz dane pacjenta pozostają powiązane z dokumentacją medyczną, rozliczeniami i ewentualnymi roszczeniami, dlatego przechowujemy je przez okres wymagany przez najdłuższy z mających zastosowanie celów wskazanych powyżej (w praktyce decyduje okres przechowywania dokumentacji medycznej); po jego upływie dane usuwamy lub poddajemy anonimizacji. Oznacza to, że konta powiązanego z historią wizyt i dokumentacją nie usuwamy na żądanie przed upływem tych okresów.
7. Twoje prawa
Przysługuje Ci prawo: dostępu do danych i otrzymania kopii (art. 15), sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17, z zastrzeżeniem obowiązków prawnych), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych (art. 20), sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (art. 21), a w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody - prawo jej wycofania w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem). Masz też prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
8. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do zawarcia i realizacji umowy o świadczenie usług. Niepodanie danych uniemożliwia rejestrację i udział w usługach Centrum. Podanie danych do celów marketingowych jest w pełni dobrowolne i nie warunkuje skorzystania z usług.
9. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).
Na stronie internetowej korzystamy z dwóch narzędzi analitycznych tego samego dostawcy - Vercel Web Analytics (zagregowane statystyki ruchu: liczba odsłon, źródła wejść, popularność podstron) oraz Vercel Speed Insights (pomiar szybkości i wydajności strony). Oba działają bez plików cookies i pokazują nam zbiorcze statystyki, a nie dane pojedynczych osób. Uruchamiają się dopiero po wyrażeniu przez Ciebie zgody na kategorię "statystyczne" w panelu ustawień plików cookies, opisanym w punkcie 10.
Po wyrażeniu zgody na kategorię "marketingowe" działa na stronie Meta Pixel. Jest to narzędzie reklamowe: pozwala rozpoznać, że osoba, która zobaczyła naszą reklamę na Facebooku lub Instagramie, weszła następnie na stronę, i umożliwia kierowanie do niej kolejnych reklam. Stanowi to profilowanie w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO. Nie wywołuje jednak wobec Ciebie skutków prawnych ani nie wpływa na Ciebie w podobnie istotny sposób - rozstrzyga wyłącznie o tym, jakie reklamy zobaczysz w serwisach Meta. Bez Twojej zgody piksel w ogóle się nie uruchamia.
Po tej samej zgodzie na stronie mandroya.pl mogą działać tagi Google Ads. Służą do pomiaru skuteczności reklam: czy po kliknięciu reklamy doszło do przejścia z mandroya.pl do systemu rezerwacji wizyt. Nie włączymy personalizacji reklam Google (remarketingu) w ramach tej zgody. Tagi nie działają w systemie rezerwacji wizyt.
Kroje pisma i mapa pobierane z serwerów Google, opisane w punkcie 10, nie służą nam do profilowania. Nie otrzymujemy z nich żadnych danych na Twój temat i nie łączymy ich z żadnymi innymi informacjami. Nie mamy natomiast wpływu na to, czy Google powiąże takie połączenie z Twoim kontem, jeżeli jesteś do niego zalogowany.
Profilowanie nie dotyczy systemu rezerwacji wizyt (wizyty.mandroya.pl). W systemie nie stosujemy narzędzi reklamowych ani analitycznych.
10. Pliki cookies i podobne technologie
Stan obecny: strona używa pamięci niezbędnej do jej działania, a wyłącznie po Twojej zgodzie - narzędzi statystycznych Vercel Web Analytics i Vercel Speed Insights oraz narzędzi marketingowych Meta Pixel i tagów konwersji Google Ads. Odrębnie od tego, niezależnie od Twojego wyboru w panelu, wczytujemy elementy pobierane z serwerów Google, które opisujemy w dalszej części tego punktu. Narzędzia statystyczne nie zapisują na Twoim urządzeniu plików cookies ani danych umożliwiających Twoją identyfikację. Meta Pixel i tagi Google Ads zapisują pliki cookies i przekazują dane do swoich dostawców - opisujemy to niżej. Wyświetlamy okno ustawień plików cookies, w którym każdą z tych kategorii możesz włączyć lub wyłączyć.
Do samego działania strony wykorzystujemy jedynie:
- pamięć lokalną przeglądarki (localStorage) do zapamiętania Twojego wyboru w panelu ustawień plików cookies - wyłącznie wtedy, gdy taki wybór złożysz;
- dane techniczne niezbędne do obsługi rezerwacji wizyty w systemie wizyty.mandroya.pl, opisane w regulaminie tego systemu.
Zgodą na pliki cookies inne niż niezbędne zarządza nasz własny panel ustawień. Panel dzieli technologie na trzy kategorie: niezbędne (zawsze aktywne, nie wymagają zgody), statystyczne oraz marketingowe. Kategorie inne niż niezbędne są domyślnie wyłączone i uruchamiają się dopiero po Twoim wyraźnym działaniu. Panel nie obejmuje natomiast krojów pisma i mapy pobieranych z serwerów Google, o których piszemy niżej. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać, korzystając z odnośnika "Ustawienia cookies" w stopce strony; wycofanie jest równie łatwe jak wyrażenie zgody.
Meta Pixel (Facebook, Instagram) uruchamia się dopiero po zgodzie na kategorię "marketingowe". Zapisuje wtedy w Twojej przeglądarce plik cookie _fbp o czasie życia 90 dni i przekazuje do Meta Platforms Ireland Limited informację o wejściu na stronę: adres odwiedzanej podstrony, adres IP, dane przeglądarki i systemu, czas zdarzenia oraz identyfikator zapisany w tym pliku cookie. Dzięki temu wiemy, ile osób weszło na stronę z naszej reklamy, a Meta może pokazać reklamę osobie, która nas już odwiedziła.
Ograniczamy się do jednego zdarzenia, czyli odsłony strony. Nie wysyłamy do Meta informacji o tym, która terapia Cię interesuje, ani żadnych danych dziecka.
Tagi konwersji Google Ads uruchamiają się dopiero po zgodzie na kategorię "marketingowe", i tylko na stronie mandroya.pl. Po zgodzie wczytujemy skrypt Google i zapisujemy na hoście tej strony pliki cookies _gcl_au oraz, gdy wejście pochodzi z kliknięcia reklamy, _gcl_aw. Czas życia obu wynosi 90 dni. Nie nadajemy im domeny .mandroya.pl, więc przeglądarka nie wysyła ich do systemu rezerwacji pod adresem wizyty.mandroya.pl.
Mierzymy, czy po kliknięciu reklamy użytkownik przeszedł z mandroya.pl do systemu rezerwacji wizyt. Zdarzeniem jest kliknięcie wskazanego odnośnika na ostatnim etapie ścieżki na mandroya.pl, przed założeniem konta w systemie rezerwacji. Nie mierzymy w tym wdrożeniu połączeń telefonicznych i nie podstawiamy na stronie numeru przekierowującego Google. W zdarzeniu przekazywany jest losowy identyfikator (UUID) zapisany na czas tej karty przeglądarki, wartość konwersji ustalona w koncie reklamowym oraz waluta; nie przekazujemy nazwy usługi, terminu wizyty, danych dziecka ani treści formularza.
Poza tym zdarzeniem tag, po zgodzie, może przekazać Google dane techniczne niezbędne do działania pomiaru, w tym adres IP, informacje o przeglądarce i systemie oraz adres domeny strony bez ścieżki konkretnej podstrony. Ścieżek podstron nie wysyłamy. W adresie przekierowania do systemu rezerwacji nie przekazujemy Google identyfikatora wizyty, terminu ani danych pacjenta.
Odbiorcą jest Google Ireland Limited oraz - w zakresie dalszego przekazania - Google LLC (punkt 5). Szczegóły opisuje Google w informacjach dla partnerów biznesowych i w polityce prywatności.
Podstawą jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz zgoda na przechowywanie informacji lub uzyskanie dostępu do informacji już przechowywanej w urządzeniu końcowym (art. 399 ust. 1 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej). Zgodę możesz wycofać w panelu Ustawienia cookies; bez tej zgody tagi się nie uruchamiają, a strona działa dalej.
W zakresie danych z tagów Ads Google jest odrębnym administratorem, na zasadach opisanych w warunkach ochrony danych Google Ads między administratorami.
W zakresie zbierania tych danych i przekazania ich do Meta jesteśmy z Meta współadministratorami w rozumieniu art. 26 RODO. Zasadniczą treść tego uzgodnienia Meta udostępnia pod adresem facebook.com/legal/controller_addendum. Za dalsze przetwarzanie danych po ich otrzymaniu odpowiada wyłącznie Meta, na zasadach opisanych w jej polityce prywatności. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili w panelu "Ustawienia cookies" w stopce strony; wycofanie działa od razu, a przy kolejnym wejściu piksel się nie uruchomi. Reklamy, które widzisz w serwisach Meta, możesz zmienić w preferencjach reklamowych swojego konta.
Niezależnie od Twojego wyboru w panelu, na każdej podstronie wczytujemy kroje pisma z usługi Google Fonts, a na podstronie Kontakt także mapę dojazdu z serwisu Google Maps, osadzoną jako ramka (element iframe). Oba elementy pobierane są wprost z serwerów Google i nie są objęte panelem ustawień plików cookies. Google otrzymuje wtedy Twój adres IP oraz informacje o przeglądarce i systemie.
Google otrzymuje żądania dotyczące krojów pisma i mapy, ale nie otrzymuje adresu konkretnej podstrony. Ramka z mapą ma ustawioną politykę odsyłacza, która całkowicie wyłącza jego wysyłanie, a przy krojach pisma przekazywany jest wyłącznie adres domeny, bez ścieżki. W naszych testach samo wczytanie krojów pisma i mapy nie powodowało zapisania w przeglądarce żadnego pliku cookie Google. Pliki cookies reklamowe Google, opisane wyżej, pojawiają się tylko po zgodzie na kategorię marketingową. Jeżeli jednak masz już w przeglądarce pliki cookies Google, na przykład dlatego że korzystasz z konta Google, mogą one zostać wysłane wraz z takim żądaniem, chyba że Twoja przeglądarka blokuje pliki cookies podmiotów trzecich. Sami nie otrzymujemy z tych elementów żadnych danych na Twój temat i nie wykorzystujemy ich ani do statystyk, ani do reklamy.
Podstawą naszego udziału w tym przetwarzaniu, to jest osadzenia tych elementów i przekazania Google wskazanych wyżej danych, jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz uzasadniony interes polegający na zachowaniu spójnej szaty graficznej strony oraz na ułatwieniu pacjentom i opiekunom dotarcia do Centrum. Wobec przetwarzania opartego na tej podstawie możesz wnieść sprzeciw zgodnie z art. 21 ust. 1 RODO, pisząc na rodo@mandroya.pl.
Jeżeli wolisz uniknąć połączenia z Google, adres Centrum i informację o dojściu podajemy na podstronie Kontakt również w postaci tekstowej, a wczytywanie mapy i krojów pisma możesz zablokować w ustawieniach przeglądarki lub przy użyciu rozszerzenia blokującego treści zewnętrzne.
Obowiązek uzyskania zgody na przechowywanie informacji lub uzyskiwanie dostępu do informacji już przechowywanej w Twoim urządzeniu, w zakresie innym niż niezbędny do wykonania transmisji lub do dostarczenia usługi, o którą sam wystąpiłeś, wynika z art. 399 ust. 1 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej. Do samej zgody stosuje się odpowiednio przepisy o ochronie danych osobowych, zgodnie z art. 400 tej ustawy.
11. Monitoring wizyjny w placówce
Centrum przy ul. Kruszyńskiej 31A w Warszawie jest objęte monitoringiem wizyjnym. Kamera obejmuje wyłącznie części ogólnodostępne, to jest korytarz i recepcję. Sale terapii nie są monitorowane. Rejestrowany jest wyłącznie obraz, bez dźwięku.
Nagrania służą zapewnieniu bezpieczeństwa osób i mienia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO w związku z art. 23a ustawy o działalności leczniczej). Przechowujemy je do 3 miesięcy od dnia nagrania, po czym są nadpisywane; nagranie stanowiące dowód w postępowaniu przechowujemy do prawomocnego zakończenia sprawy. Obszar monitorowany jest oznaczony przy wejściu, a pełna klauzula informacyjna jest dostępna w recepcji.